PENGERTIAN FILING

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Ada beberapa alasan mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan :

·         dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan

perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

·         Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.

1.      FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu – waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.

2.      FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE
 

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

1. system penyusunan papers menurut abjad

2. system penyusunan papers menurut subyek
3. system penyusunan papers menurut nomor

4. system penyusunan papers menurut daerah

5. system penyusunan papers menurut waktu

Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

by :
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab6_filing.pdf